Zapytanie ofertowe w sprawie schronisk dla osób bezdomnych

Kalisz Pomorski, dnia 12.11.2020 r.

 

ZAPYTANIE OFERTOWE nr MGPS.2.26.1.20

"Świadczenie w 2021 r. usług schronienia dla osób bezdomnych

z terenu Gminy Kalisz Pomorski"

 

1. Zamawiający:

Miejsko – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej

ul. Mickiewicza 51

78-540 Kalisz Pomorski

tel. 94/361 73 44

e-mail: mgopsk@wp.pl

 

2. Tryb udzielania zamówienia

Zapytanie ofertowe o wartości szacunkowej nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, do którego nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 z późn.zm.)

 

3.  Opis przedmiotu zamówienia.

 

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie w 2021 r. usług schronienia dla bezdomnych, których ostatnim miejscem zameldowania na pobyt stały jest Gmina Kalisz Pomorski tj. udzielenie tymczasowego całodobowego schronienia w schronisku dla osób bezdomnych wraz z zapewnieniem niezbędnych warunków socjalnych dla osób bezdomnych oraz prowadzenie pracy socjalnej mającej na celu pomoc w załatwianiu podstawowych spraw życiowych, rozwinięcie lub wzmocnienie aktywności i samodzielności osób bezdomnych, przywracanie do życia w społeczeństwie oraz usamodzielnianie tych osób.

Standard podstawowych usług świadczonych w schronisku dla osób bezdomnych, kwalifikacje osób świadczących w nim usługi oraz standard obiektu, w którym mieści się schronisko dla osób bezdomnych muszą być zgodne z załącznikiem nr 2 do Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 kwietnia 2018 r. w sprawie standardów noclegowni, schronisk dla osób bezdomnych i ogrzewalni (Dz. U. z 2018, poz. 896).

Zamawiający przewiduje, że prognozowana średnia liczba skierowanych w ciągu roku osób bezdomnych wynosić będzie do 7 osób, z zastrzeżeniem, że zamawiający przewiduje skierowanie tych osób jednocześnie z początkiem obowiązywania umowy. W przypadku braku możliwości wywiązania się z zamówienia w całości  Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych – 4 części:

1. część I zamówienia: Świadczenie usług schronienia dla 7 bezdomnych mężczyzn,
2. część II zamówienia: Świadczenie usług schronienia dla 3 bezdomnych mężczyzn,
3. część III zamówienia: Świadczenie usług schronienia dla 2 bezdomnych mężczyzn,
4. część IV zamówienia: Świadczenie usług schronienia dla 2 bezdomnych mężczyzn.

 

Każdy z wykonawców ma prawo do złożenia tylko jednej oferty na daną część zamówienia, a treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego.

 

Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, faktyczna liczba osób, którym świadczone będą usługi schronienia oraz liczba świadczeń będzie uzależniona od rzeczywistej liczby osób, które wymagają pomocy w formie usług schronienia dla osób bezdomnych z terenu Gminy Kalisz Pomorski, dlatego zamawiający zastrzega sobie prawo niewyczerpania całego zakresu przedmiotu zamówienia.

Każdorazowe umieszczenie osoby, potrzebującej schronienia odbywać się będzie na podstawie skierowania do schroniska oraz indywidualnej decyzji administracyjnej przyznania pomocy w tej formie udzielenia schronienia, wydanej przez Kierownika Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim. Decyzja zawierać będzie: imię i nazwisko świadczeniobiorcy, rodzaj, zakres i okres świadczenia usługi.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach Wykonawca podejmie świadczenie usług w oparciu o dane przekazane faksem, telefonicznie lub e-mailem. Takie zlecenie usług będzie potwierdzone kopią wydanej decyzji administracyjnej bez zbędnej zwłoki.

Pozostałe informacje dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik do niniejszego zapytania.

 

4. Termin wykonania usługi:

Od 01.01.2021 r. do 31.12. 2021 r.

 

5. Warunki udziału w postępowaniu

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

1. posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności związanej z przedmiotem zapytania ofertowego, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
2. są podmiotem wpisanym do rejestru placówek udzielających tymczasowego schronienia prowadzonego przez wojewodę
3. posiadania wiedzy i doświadczenia, niezbędnego do prawidłowego wykonania usługi,
4. pozostawania w sytuacji ekonomicznej i finansowej, pozwalającej na prawidłowe wykonanie zamówienia

oraz

1. spełniają standard podstawowych usług zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 kwietnia 2018 r. w sprawie standardów noclegowni, schronisk dla osób bezdomnych i ogrzewalni (Dz. U. 2018 r., poz. 896).

Miejscem realizacji zamówienia jest miejsce udzielenia schronienia.

Stawkę dzienną należy podać w „Formularzu ofertowym” (załącznik nr 1)

Wykonawca określi stawkę brutto za wykonanie przedmiotowego zadania.

 

 

6. Dokumenty i oświadczenia potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu

W celu potwierdzenia spełniania warunków, o których mowa w pkt. 5 przedmiotowego zapytania ofertowego Wykonawca przystępujący do niniejszego postępowania zobowiązany jest złożyć: oświadczenie, że wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu – oświadczenie zawarte jest w treści formularza ofertowego;

 

7. Opis sposobu obliczenia ceny

Wykonawca zobowiązany jest skalkulować cenę ofertową (jednostkową) za wykonanie zamówienia tak, aby obejmowała wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz warunki stawiane przez Zamawiającego - zgodnie z drukiem oferty, stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

 

8. Kryteria oceny oferty

Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować będzie następujące kryterium oceny ofert:

Cena jednostkowa (od osoby) oferty brutto: 100%

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najniższą ceną.

 

9. Miejsce i termin oraz sposób złożenia ofert/y:

Ofertę/y należy złożyć w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej, ul. Mickiewicza 51, 78-540 Kalisz Pomorski. Ofertę można składać drogą pocztową, przesyłką kurierską, osobiście, drogą elektroniczną na adres e-mail: mgopsk@wp.pl (skan z podpisem) wyłącznie na formularzu pn. „FORMULARZ OFERTY” będącym załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania w terminie do dnia 27.11.2020 r. do godziny 10:00- z dopiskiem na kopercie lub w treści wiadomości „Zapytanie ofertowe–usługi schronienia – część nr ……” (nr części należy dopisać zgodnie ze składaną ofertą).

Oferta musi być sporządzona w języku polskim.

Oferty, złożone po terminie nie będą rozpatrywane. W toku badania i oceny ofert Zamawiający, może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

Zamawiający poprawia w ofercie:

- oczywiste omyłki pisarskie,

- oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek.

Oferta musi być podpisana przez Wykonawcę, tj. osobę uprawnioną.

 

10.  Ogłoszenie wyników:

Z wyboru oferty zostanie sporządzony protokół. Zamawiający poinformuje pisemnie lub e-mailowo oferenta, którego oferta zostanie wybrana. Do ważności postępowania wystarczy złożenie jednej oferty.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załączniki do zapytania ofertowego:

1. formularz ofertowy – zał. nr 1

2. wzór umowy - zał. nr 2

3. umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych- zał. nr 3

4. klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych- zał. nr 4

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 1

do Zapytania ofertowego nr MGPS.2.26.1.2020

z dnia 12.11.2020 r.

 

 

 

………………………………………………                      ………………………………………..

       ( pieczątka  Wykonawcy – nazwa  )                                     (miejscowość, data)

 

………………………………………………

………………………………………………

                              (adres)

  Tel. ………………………………………………….

  e-mail ……………………………………………….

 

FORMULARZ OFERTOWY

(dla części I, II, III,IV)

 

Odpowiadając na zaproszenie do złożenia oferty na zadanie pn : "Świadczenie w 2021 r. usług schronienia dla osób bezdomnych z terenu Gminy Kalisz Pomorski"

 

Oferuję wykonanie części …… zamówienia, zgodnie z wymogami opisu zamówienia.

1. Dla osób, o których mowa w rozdz. III pkt …………….(należy wskazać pkt 1-4)

oferuję/my:

• Koszt dobowego pobytu 1 osoby bezdomnej w wysokości ..................................zł brutto, w tym:…………….. (wyżywienie), ………………….. (koszty stałe)

                                         Słownie:......................................................................................…………………………………………………………………………………………………………....

• Łączna wartość umowy dla osób, o których mowa w rozdz. III pkt …………(należy wskazać pkt 1-4) przez cały okres zobowiązania wynosi brutto ………………….., tj. ………(ilość osób) x 365 dni = ……………….

2. Oświadczam/y, że powyższa cena zawiera wszystkie koszty jakie ponosi Zamawiający w przypadku wyboru niniejszej oferty, cena ta nie ulegnie zmianie

w trakcie umowy.

3. Oświadczam/my, że zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia- odpowiednio do części i nie wnoszę do niego zastrzeżeń.
4. Termin realizacji zamówienia – zgodnie z zapytaniem ofertowym.
5. Oświadczam/my, że zapoznaliśmy się z postanowieniami wzoru umowy – odpowiednio do części, załączonym do zapytania, akceptujemy bez zastrzeżeń przedmiotowe postanowienia, w tym warunki płatności i zobowiązujemy się, w przypadku wyboru naszej oferty, do zawarcia umowy zgodnej z niniejszym wzorem i naszą ofertą. 
6. Oświadczam/my, że spełniamy niżej wymienione warunki udziału w postępowaniu:

1) posiadam/y uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności związanej z przedmiotem zapytania ofertowego, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,

2) jesteśmy podmiotem wpisanym do rejestru placówek udzielających tymczasowego schronienia prowadzonego przez wojewodę warmińsko mazurskiego/podlaskiego

3) posiadam/y wiedzę i doświadczenie, niezbędne do prawidłowego wykonania usługi,

4) pozostaję/my w sytuacji ekonomicznej i finansowej, pozwalającej na prawidłowe wykonanie zamówienia,

5) spełniam/my standard podstawowych usług zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej  z dnia 27 kwietnia 2018 r. w sprawie standardów noclegowni, schronisk dla osób bezdomnych i ogrzewalni (Dz. U. z 2018 r., poz. 896),

7. Oświadczam/my, że w/w oświadczenie dotyczące spełniania warunków udziału w postępowaniu jest prawdziwe i mam/my świadomość, iż Zamawiający ma prawo zweryfikować prawdziwość ww. oświadczenia.

 

 

 

                                                                                   …………………………………………

                                                                                                  ( podpis wykonawcy lub podpis osoby/ osób                                        uprawnionej /ych do reprezentowania Wykonawcy)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 2

do Zapytania ofertowego nr MGPS.2.26.1.2020

z dnia 12.11.2020 r.

 

 

UMOWA

 

zawarta w dniu ………………….. w Kaliszu Pomorskim pomiędzy:

Miejsko-Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej, 78-540 Kalisz Pomorski, ul. Mickiewicza 51

reprezentowanym przez Kierownika Katarzynę Biegańską-Pańczyk, zwanym dalej w treści umowy „Zamawiającym”

a

…………………………………………. zarejestrowanym w KRS ………………………, NIP: ……………….., REGON: ……………………………..

reprezentowanym przez …………………….. zwanym dalej w treści umowy „Wykonawcą”.

 

§ 1

1.        Przedmiotem niniejszej umowy jest świadczenie w okresie od 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2021 r. usługi schronienia w schronisku dla osób bezdomnych z gminy Kalisz Pomorski skierowanych przez Kierownika Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej lub przez inną osobę upoważnioną, działających z upoważnienia Burmistrza Kalisza Pomorskiego, tj. udzielenie tymczasowego całodobowego schronienia w schronisku dla osób bezdomnych wraz z zapewnieniem niezbędnych warunków socjalnych oraz prowadzenie pracy socjalnej mającej na celu pomoc w załatwianiu podstawowych spraw życiowych, rozwinięcie lub wzmocnienie aktywności i samodzielności osób bezdomnych, przywracanie do życia w społeczeństwie oraz usamodzielnianie tych osób.

2.        Strony ustalają, że standard podstawowych usług świadczonych w schronisku dla osób bezdomnych, kwalifikacje osób świadczących w nim usługi oraz standard obiektu, w którym mieści się schronisko dla osób bezdomnych są zgodne z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 kwietnia 2018 r. w sprawie minimalnych standardów noclegowni, schronisk dla osób bezdomnych, schronisk dla osób bezdomnych z usługami opiekuńczymi i ogrzewalni (Dz.U. z 2018 r., poz. 896).

3.        Zamawiający przewiduje, że prognozowana liczba skierowanych osób w okresie świadczenia usługi wyniesie 7 osób.

4.        Strony ustalają, że podana przez Zamawiającego w ust.3 liczba osób bezdomnych jest liczbą przewidywaną w całym okresie trwania niniejszego zamówienia.

5.        Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia lub zwiększenia liczby osób w zależności od faktycznych potrzeb w tym zakresie.

6.        Wykonawca oświadcza, że przyjmuje powyższe zastrzeżenia i z tego tytułu nie będą przysługiwały żadne roszczenia, w tym pieniężne wobec Zamawiającego.

7.        Strony ustalają, że miejscem świadczenia usług będzie …………………………………………………………………………………………………...

 

§ 2

1.        Strony ustalają, że każdorazowe skierowanie osoby potrzebującej schronienia odbywać się będzie na podstawie indywidualnej decyzji administracyjnej przyznania pomocy w formie udzielenia schronienia wydanej przez Kierownika Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim  lub przez inną osobę upoważnioną, działających z upoważnienia Burmistrza Kalisza Pomorskiego. Decyzja zawierać będzie imię i nazwisko świadczeniobiorcy, rodzaj, zakres i okres świadczenia usługi oraz kwotę odpłatności świadczeniobiorcy, jeżeli pobyt w schronisku będzie odpłatny.

2.        Strony ustalają, że w szczególnie uzasadnionych przypadkach Wykonawca podejmie świadczenie usług w oparciu o dane przekazane faksem, telefonicznie lub e-mailem. Takie zlecenie usług będzie potwierdzone kopią decyzji administracyjnej wydanej bez zbędnej zwłoki.

§ 3

1.        Strony zawierając niniejszą umowę dążą do takiego uregulowania zasad przetwarzania danych osobowych, aby odpowiadały one w pełni postanowieniom rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L 119, s.1)  oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.

2.        Zakres przetwarzania danych osobowych określi odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

 

§ 4

1. Strony zgodnie ustalają, że cena za osobodzień pobytu jednej osoby bezdomnej wynosi ………………. zł brutto (słownie: ………………) tj.: wyżywienie - …………… zł, koszty stałe - ……………. zł.
2. Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie nie przekraczające kwoty: …………………………….. zł brutto (słownie: …………………). Powyższa kwota została określona jako iloczyn szacunkowej ilości dni pobytu w schronisku wskazanych przez Zamawiającego w formularzu oferty oraz wskazanej przez Wykonawcę ceny za jednodniowy pobyt.
3. Strony zgodnie oświadczają, iż świadome są tego, iż rzeczywiste ilości dni pobytu w schronisku wskazanych maksymalnie osób na podstawie niniejszej Umowy mogą się różnić od szacunkowej wartości podanej w ust. 2. W związku z powyższym Zamawiający zobowiązuje się zapłacić Wykonawcy wynagrodzenie za ilość faktycznych dni pobytu  w ramach realizacji postanowień Umowy, stanowiących Przedmiot Umowy.
4. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty Wykonawcy za osoby skierowane na mocy decyzji, o której mowa w § 2 ust. 1 i faktycznie korzystające z usług świadczonych przez Wykonawcę za czas rzeczywistego przebywania osoby bezdomnej w schronisku.
5. Wysokość miesięcznego wynagrodzenia przysługującego Wykonawcy stanowi iloczyn liczby faktycznych świadczeń w danym miesiącu i ceny jednego świadczenia określonej w ust. 1.
6. Rozliczenie usług przez Wykonawcę następować będzie w okresach miesięcznych, z dołu, w terminie do 5-go dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, z wyłączeniem miesiąca grudnia, za który rozliczenie nastąpi do 20 grudnia.
7. Podstawą rozliczenia będzie wystawiona przez Wykonawcę faktura z załączonym imiennym wykazem osób objętych schronieniem w danym miesiącu i liczby dni udzielonego schronienia wystawionej na:

          Nabywca: Gmina Kalisz Pomorski

          78-540 Kalisz Pomorski, ul. Wolności 25

          NIP: 674-100-23-20

          Odbiorca: Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej

          78-540 Kalisz Pomorski, ul. Mickiewicza 51

6.        Datą zapłaty jest dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.

 

§ 5

Zamawiający zastrzega sobie prawo do sprawowania nadzoru nad realizacją niniejszej umowy przez upoważnionego do tego pracownika Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim, a w szczególności do:

1)       kontroli warunków socjalno-bytowych osób bezdomnych;

2)       merytorycznej kontroli prowadzonej pracy socjalnej z bezdomnymi.

 

§ 6

Wykonawca zobowiązuje się do:

1)       świadczenia usług, o których mowa w § 1 ust. 1 zgodnie z zakresem usług określonym w rozporządzeniu, o którym mowa w  § 1 ust. 2;

2)       współpracy z Zamawiającym w zakresie realizacji indywidualnych programów wychodzenia z bezdomności i zawartych kontraktów socjalnych;

3)       pisemnego informowania Zamawiającego o wydaleniu z placówki z podaniem przyczyny w terminie 3 dni od dnia zaistnienia zdarzenia;

4)       informowania Zamawiającego o innych istotnych kwestiach dotyczących osoby bezdomnej, a mających wpływ na wydana decyzję np. sytuacja zawodowa lub finansowa osoby bezdomnej.

§ 7

1.        Umowę zawarto na czas określony od 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2021 r.

2.        Zamawiający zastrzega sobie prawo do wypowiedzenia niniejszej umowy z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca.

3.        Wykonawcy w przypadku, o którym mowa w ust. 2 przysługuje jedynie wynagrodzenie do czasu rozwiązania umowy z tytułu faktycznego wykonania.

4.        Zamawiający ma prawo odstąpić od umowy w trybie natychmiastowym w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę.

5.        Odstąpienie od umowy pod rygorem nieważności musi nastąpić w formie pisemnej.

 

§ 8

1.        Strony zgodnie postanawiają, że przy realizacji niniejszej umowy Zamawiającego będzie reprezentować Katarzyna Biegańska-Pańczyk - Kierownik Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim tel. 94/361 73 44, e-mail: mgopsk@wp.pl lub inna osoba upoważniona przez Zamawiającego,

a Wykonawcę reprezentować będzie …………………….. tel……………….., e-mail: …………………………

2.        Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej strony i nie stanowi zmiany treści umowy.

3.        Zmiany osób wymienionych w ust. 1 nie wymagają zmiany umowy i stają się skuteczne z chwilą zawiadomienia drugiej strony o zmianie.

 

§ 9

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się odpowiednie przepisy kodeksu cywilnego oraz ustawy o pomocy społecznej.

 

§ 10

Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają zachowania formy pod rygorem nieważności.

 

§ 11

Sądem właściwym do dochodzenia roszczeń wynikających z niniejszej umowy jest sąd właściwy miejscowo dla Zamawiającego.

 

§ 12

Umowę niniejszą sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jeden egzemplarz dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy.

 

        

                         Zamawiający                                                    Wykonawca

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 3

do Zapytania ofertowego nr MGPS.2.26.1.2020

z dnia 12.11.2020 r.

 

 

UMOWA

POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

 

zawarta  w dniu ………………..  w Kaliszu Pomorskim pomiędzy:

Miejsko-Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej, 78-540 Kalisz Pomorski, ul. Mickiewicza 51

reprezentowanym przez Kierownika Katarzynę Biegańską-Pańczyk, zwanym dalej w treści umowy „Powierzającym”

a

…………………………………………………… zarejestrowanym w KRS ………………, NIP: ………………………., REGON: ……………………………………………………

reprezentowanym przez ……………………………………. zwanym dalej w treści umowy „Przetwarzającym”.

       

§ 1

Definicje

1.        Przetwarzający - podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych osobowych na mocy umowy powierzenia przez Powierzającego.

2.        Powierzający - organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba, decydujący o celach

i środkach przetwarzania danych osobowych.

3.        Zbiór danych - każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie.

4.        Przetwarzanie danych - jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.

5.        Rozporządzenie - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

 

§ 2

Przedmiot umowy, cel, charakter i zakres

 

1.        Przedmiotem umowy jest powierzenie przez „Powierzającego” danych osobowych wyłącznie w zakresie i w celu określonych w niniejszej umowie.

2.        Dane osobowe będą przetwarzane przez „Przetwarzającego” tylko i wyłącznie w celu realizacji umowy w zakresie usługi polegającej na świadczeniu osobom bezdomnym usługi w formie schronienia.

3.        Zakres przetwarzania obejmuje następujące dane osobowe osoby bezdomnej: imię i nazwisko, ostatni adres zamieszkania, nr dowodu osobistego, Pesel.

4.        Charakter przetwarzania danych dotyczy przetwarzania danych osobowych w formie papierowej przy wykorzystaniu systemów informatycznych.

 

§ 3

Czas trwania

1.        „Przetwarzający” uprawniony jest do przetwarzania powierzonych danych do dnia wygaśnięcia lub rozwiązania umowy.

2.        Po zakończeniu usługi „Przetwarzający” usuwa  wszelkie dane osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie chyba, że prawo Unii lub prawo polskie nakazują przechowywanie danych osobowych.

§ 4

Obowiązki i prawa

1.        „Przetwarzający” zobowiązuje się współpracować z „Powierzającym” w zakresie udzielania odpowiedzi na żądania osoby, której dane dotyczą, opisane w rozdziale III Rozporządzenia RODO (w szczególności informowanie i przejrzysta komunikacja, dostęp do danych, obowiązek informacyjny, prawo dostępu, prawo do sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, prawo sprzeciwu, zautomatyzowane podejmowanie decyzji).

2.        „Przetwarzający” zobowiązuje się do pomocy „Powierzającemu” w wywiązaniu się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia RODO (w szczególności dla bezpieczeństwa przetwarzania, zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych organowi nadzorczemu, zawiadamiania osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony danych osobowych, przeprowadzania oceny skutków dla ochrony danych osobowych, konsultacji z organem nadzorczym).

3.        „Przetwarzający” zobowiązuje się do udostępnienia „Powierzającemu” wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków spoczywających na „Przetwarzającym” oraz umożliwi „Powierzającemu” lub audytorowi upoważnionemu przez „Powierzającego” przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, współpracując przy działaniach sprawdzających i naprawczych.

 

§ 5

Zgłaszanie incydentów

1.        „Przetwarzający” zobowiązuje się po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych

do zgłoszenia tego Powierzającemu bez zbędnej zwłoki.

2.        Informacja przekazana „Powierzającemu” powinna zawierać co najmniej:

          a) opis charakteru naruszenia oraz - o ile to możliwe - wskazanie kategorii i przybliżonej liczby osób, których dane zostały naruszone i ilości/rodzaju danych, których naruszenie dotyczy,

          b) opis możliwych konsekwencji naruszenia,

          c) opis zastosowanych lub proponowanych do zastosowania przez „Przetwarzającego” środków w celu zaradzenia naruszeniu, w tym minimalizacji jego negatywnych skutków.

 

§ 6

 

Deklarowane środki techniczne i organizacyjne

1.        „Przetwarzający” gwarantuje, że każda osoba realizująca Umowę zobowiązana jest do bezterminowego zapewnienia poufności danych osobowych przetwarzanych w związku z wykonywaniem Umowy, a w szczególności do tego, że nie będzie przekazywać, ujawniać i udostępniać tych danych osobom nieuprawnionym. Jednocześnie każda osoba realizująca Umowę zobowiązana jest do zachowania w tajemnicy sposobów zabezpieczenia danych osobowych.

2.        „Przetwarzający” deklaruje stosowanie środków technicznych i organizacyjnych określonych w art. 32 Rozporządzenia, jako adekwatnych do zidentyfikowanego ryzyka naruszenia praw lub wolności powierzonych danych osobowych a w szczególności:

          a) pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych;

          b) zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności           systemów i usług przetwarzania;

          c) zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w           razie    incydentu fizycznego lub technicznego;

          d) regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i           organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

3.        „Przetwarzający” zobowiązuje się stosować ochronę powierzonych danych przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem (zniszczeniem, utraceniem, zmodyfikowaniem, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych) oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i poufność”).

 

§ 8

Postanowienia końcowe

 

1.        Umowa zastępuje wszelkie inne ustalenia dokonane pomiędzy „Powierzającym” a „Przetwarzającym” dotyczące przetwarzania danych osobowych bez względu na to, czy zostały uregulowane umową czy innym instrumentem prawnym.

2.        W zakresie nieuregulowanym niniejszą umową mają zastosowanie przepisy prawa obowiązującego na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, w tym Rozporządzenia.

3.        Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.

4.        Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.                     

 

         

                        Powierzający                                                     Przetwarzający

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 4

do Zapytania ofertowego nr MGPS.2.26.1.2020

z dnia 12.11.2020 r.

 

KLAUZULA INFORMACYJNA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH

 

             Od dnia 25 maja 2018r. w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim mają zastosowanie przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. W sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „RODO”). Poniżej informacje o zasadach przetwarzania  Pani/Pana danych osobowych oraz o przysługujących Pani/Panu prawach z tym związanych .

1.        Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Kaliszu Pomorskim, ul Mickiewicza 51, 78-540 Kalisz Pom. jest- Kierownik MGOPS w Kaliszu Pom.

2.        Informacji dotyczących sposobu i zakresu przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w zakresie działania Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, a także przysługujących Pani/Panu uprawnieniach udziela Inspektor Ochrony Danych Osobowych w M-GOPS w Kaliszu Pom., z którym można się skontaktować za pomocą adresu iodmgops.wp.pl lub nr tel. 94 361 73 44 od poniedziałku do piątku od godz. 700-1500.

3.        Administrator danych osobowych – Kierownik Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kaliszu Pom.-przetwarza Pani/Pana dane osobowe na podstawie obowiązujących przepisów prawa, zawartych umów oraz na podstawie udzielonej zgody.

4.        Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu/celach:

•         wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej;

•         związanych z realizacją Programu Wspierania Rodziny i Systemu Pieczy Zastępczej na lata 2014-2020;

•         w pozostałych przypadkach Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą wyłącznie na podstawie wcześniej udzielonej zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody.

5.        W związku z przetwarzaniem danych w celach określonych w ust. 4 dane osobowe  Pani/Pana oraz członków rodziny wskazanych we wniosku mogą być udostępniane przez Administratora następującym odbiorcom: Samorządowemu Kolegium Odwoławczemu w Koszalinie, Wojewodzie Zachodniopomorskiemu w Szczecinie, Urzędowi Marszałkowskiemu Województwa Zachodniopomorskiego, Policji, Prokuraturze, Sądom oraz innym podmiotom upoważnionym do odbioru danych osobowych Pani/Pana na podstawie odpowiednich przepisów prawa.

6.        Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt 4, a po tym czasie przez okres oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.

7.        W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:

a)        prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;

b)       prawo do żądania sprostowania danych osobowych- w przypadku gdy dane są nieprawidłowe lub niekompletne;

c)        prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzn. prawo do bycia zapomnianym), w przypadku gdy:

- dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane,

- osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych,

- osoba, której dane dotyczą wycofała zgodę na przetwarzanie danych osobowych, która jest podstawą    przetwarzania danych i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania danych;

- dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem;

- dane osobowe muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku  wynikającego z przepisów prawa;

d)       prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych- w przypadku, gdy:

- osoba, której dane dotyczą kwestionuje prawidłowość danych osobowych,

- przetwarzanie danych jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą sprzeciwia się usunięciu danych, żądając w zamian ich ograniczenia;

- Administrator nie potrzebuje już danych dla swoich celów, ale osoba, której dane dotyczą, potrzebuje ich do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń;

- osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych, do czasu ustalenia czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;

e)        prawo do przenoszenia danych – w przypadku gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:

- przetwarzanie danych odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez tą osobę,

- przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany;

f)        prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – w przypadku gdy łącznie spełnione są następujące przesłanki:

- zaistnieją przyczyny związane z Pani/Pana szczególną sytuacją, w przypadku przetwarzania danych na podstawie zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej przez Administratora,

- przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych Administratora  lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą jest dzieckiem.

8.        W przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody na przetwarzanie danych osobowych (atr. 6 ust. 1 lit a RODO), przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, z obowiązującym prawem.

9.        W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu w Miejsko-Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych.

10.      W sytuacji gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, podanie przez Panią/Pana danych osobowych Administratorowi ma charakter dobrowolny.

11.      Podanie przez Panią/Pana danych osobowych, w sytuacji gdy przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa lub zawarta między stronami umowa.

12.      Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą profilowane.